Aunque Colombia aparece entre los países latinoamericanos con mayor adopción de inteligencia artificial, apenas el 22% de la población utiliza este tipo de herramientas de manera consciente. Aun así, la tecnología comienza a ganar espacio en sectores donde la carga operativa se volvió difícil de manejar para una sola persona.

Uno de ellos es la propiedad horizontal. Administradores de conjuntos y edificios enfrentan hoy jornadas cada vez más saturadas por tareas repetitivas: responder PQRS, redactar comunicados, enviar convocatorias, organizar actas y hacer seguimiento a cartera o mantenimientos.

La presión aumentó en muchos casos por la reducción de personal administrativo. Eso dejó a miles de administradores asumiendo solos procesos que antes se repartían entre varios cargos.

La IA empieza a aparecer en la vida diaria de los conjuntos

La llegada de asistentes basados en inteligencia artificial busca aliviar parte de ese trabajo operativo. Algunas plataformas del sector ya permiten generar borradores automáticos de comunicados, responder solicitudes frecuentes o crear actas de reuniones en pocos minutos.

El cambio puede parecer menor, pero termina impactando directamente a los residentes. Una administración con menos carga manual puede responder más rápido, organizar mejor la información y reducir retrasos en comunicaciones o procesos internos.

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El uso de estas herramientas también toca un punto sensible para quienes viven en propiedad horizontal: la trazabilidad de la información. En Colombia, muchos procesos deben dejar evidencia de cuándo se enviaron, quién recibió el mensaje y qué contenido fue notificado.

Por eso, la discusión ya no gira únicamente alrededor de si la IA reemplazará empleos. El debate se mueve hacia otro lado: cómo usarla sin perder control humano ni respaldo legal.

Daniel Laverde, vocero de la plataforma Properix Colombia, aseguró que la automatización no elimina la responsabilidad del administrador. Según explicó, la intención es reducir tiempo invertido en tareas repetitivas para que las personas puedan concentrarse en decisiones y gestión de la comunidad.

El verdadero reto no es tecnológico

La expansión de la IA en este sector también deja ver una brecha más amplia. Aunque millones de personas usan herramientas impulsadas por inteligencia artificial sin notarlo —como motores de búsqueda, filtros de correo o recomendaciones en plataformas digitales— el uso activo todavía sigue siendo bajo.

En propiedad horizontal, el desafío no parece estar en aprender a usar un chatbot, sino en cambiar hábitos de trabajo que llevan años funcionando de la misma manera.

Las nuevas herramientas incluso permiten que un administrador dicte por voz el tipo de comunicado que necesita y la plataforma genere un primer borrador automáticamente. Luego, el texto puede revisarse, corregirse y enviarse dentro del mismo sistema.

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Eso reduce el tiempo frente a una hoja en blanco, pero también abre preguntas sobre dependencia tecnológica, protección de datos y revisión humana de documentos sensibles.

La tendencia empieza a tomar fuerza especialmente en ciudades con alta concentración de conjuntos residenciales como Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla, donde la administración de copropiedades mueve miles de procesos diarios.

Para quienes viven en edificios o conjuntos, el cambio podría sentirse primero en algo simple: respuestas más rápidas, menos demoras administrativas y comunicaciones más organizadas. La inteligencia artificial, al menos en este sector, empieza a dejar de verse como una tecnología lejana y se acerca cada vez más a problemas cotidianos.

Antes, este impuesto solo se aplicaba en propiedades comerciales o mixtas. Ahora, también afectará a conjuntos residenciales si generan ingresos por el alquiler de espacios comunes. Según el Estatuto Tributario, esta actividad se considera “explotación comercial” y debe estar sujeta a impuestos.

Si un conjunto cobra por el uso de salones, parqueaderos adicionales o zonas recreativas, está obligado a incluir el IVA en la tarifa. Para la DIAN, estos cobros representan un servicio gravado, por lo que deben ser declarados y facturados electrónicamente. Si la administración no cumple con este requerimiento, podría enfrentar sanciones económicas y revisiones tributarias.

El cobro del IVA aplica cuando hay una tarifa establecida por el uso de bienes comunes. Si se alquila un salón comunal para un evento privado, el conjunto deberá cobrar el impuesto. Lo mismo ocurre con los parqueaderos para visitantes o espacios recreativos como piscinas y canchas, siempre que su uso implique un pago adicional.

Las cuotas de administración que pagan los residentes no están sujetas al IVA. Esto se debe a que no generan ingresos adicionales para la copropiedad, sino que se destinan exclusivamente al mantenimiento y funcionamiento del conjunto.

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El porcentaje del IVA es del 19%, lo que significa que si alquilar un salón comunal cuesta $500.000, el residente deberá pagar un total de $595.000. Este incremento en los costos podría desincentivar el uso de las zonas comunes o generar ajustes en las tarifas establecidas por las administraciones.

La aplicación de este impuesto podría afectar la economía de los residentes, ya que encarece el acceso a ciertos servicios dentro del conjunto. Además, representa una carga adicional para los administradores, quienes tendrán que gestionar la facturación y asegurarse de cumplir con la normativa fiscal.

Varios expertos han cuestionado esta medida, argumentando que los cobros en conjuntos residenciales no generan una ganancia real, sino que buscan cubrir costos de mantenimiento. Sin embargo, la DIAN sostiene que cualquier ingreso obtenido por el uso de bienes comunes debe tributar, independientemente de su finalidad.

La entidad ha comenzado a notificar a los conjuntos sobre su obligación de actualizar el Registro Único Tributario (RUT) y facturar correctamente estos servicios. En una primera etapa, la DIAN ha hecho un “llamado” a las copropiedades, pero en el futuro podría imponer sanciones y realizar auditorías para verificar el cumplimiento de la norma.

Si una administración no factura correctamente el IVA, podría enfrentarse a multas y hasta la exigencia de pagos retroactivos del impuesto. Esto implica un riesgo financiero para los conjuntos que no se adapten a tiempo a la nueva regulación.

El debate sobre el IVA en conjuntos residenciales sigue abierto. Mientras la DIAN argumenta que se trata de una actividad comercial, los administradores y residentes consideran que el cobro por el uso de espacios comunes no debería tributar. La implementación de esta medida obligará a muchos conjuntos a ajustar sus procesos contables y de facturación.

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Para los residentes, esta decisión podría traducirse en mayores costos para acceder a servicios dentro de su propio conjunto. Por otro lado, los administradores deberán asumir nuevas responsabilidades tributarias y garantizar que los cobros cumplan con la normativa fiscal.

A medida que la DIAN avance con la fiscalización, se espera que más conjuntos adapten sus procesos para evitar sanciones. En el futuro, podría haber ajustes en la regulación, pero por ahora, los conjuntos residenciales deben prepararse para cumplir con esta nueva obligación fiscal.

Imagen: Arturo Rosenow

Aunque la idea de negocio surgió a mediados del 2022, Pupa lanzó su plataforma de servicios en enero del presente año. Desde entonces, la empresa brinda la posibilidad de centralizar los recaudos de arriendo y de cuotas de administración en conjuntos residenciales ahorrándole a nuestros clientes dolores de cabeza en la conciliación bancaria.

La startup colombiana realizó su primera ronda de invesión “Friends & Family”, donde lograron recolectar 130 millones de pesos para invertir en sus servicios. Ahora están en medio de “una ronda Pre Semilla para continuar con la cadencia que llevamos y lograr nuestros siguientes objetivos” comentó Federico Ken Kawashima, uno de los cuatro fundadores de Pupa en una entrevista especial para ENTER.CO.

¿Cuál crees que es el mayor reto de crear una startup?

El mayor reto de crear una startup es superar la incertidumbre y maximizar los recursos disponibles. Es fundamental manejar el tiempo de manera eficiente para asegurarse de que el producto o servicio de la startup realmente resuelve un problema o necesidad existente en el mercado.

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¿Cuáles son los retos que supone la creación de startup en Colombia?

Obtener suficiente financiamiento para desarrollar y escalar la startup es crucial. Aunque hay varios emprendedores en el país, el acceso a capital de riesgo y la disponibilidad de inversionistas dispuestos a respaldar proyectos innovadores pueden ser limitados en comparación con otros países.

¿Consideras que la reforma laboral, la cual se supone será presentada nuevamente en los próximos días, ayudará a las startups, obstaculiza su trabajo o no influye mucho?

Aunque la reforma laboral tiene aspectos que mejoran la calidad de vida de los trabajadores y esto beneficia a las startups al promover una cultura de trabajo saludable, los costos de contratación suben y la flexibilidad de contratación disminuye, afectando negativamente a las startups. En las startups es importante ser ágil y adaptarse al mercado, poder contratar servicios de ‘freelancers’ de manera rápida, y validar hipótesis de forma eficiente.

Por ahora, Federico Ken Kawashima, Juan Pablo Velásquez, Daniel Ordóñez y Rodrigo, los cuatro fundadores de Pupa, están trabajando por ampliar la gama de productos financieros en la plataforma. La startup tiene en mente convertirse en el “mejor aliado Fintech del manejo de propiedades”.

Imagen: CHUTTERSNAP