Tecnoguía: El ABC de las Herramientas colaborativas en la nube para Pymes from ENTER.CO on Vimeo.

Hay formas más eficientes de organizar el trabajo que la clásica y tediosa reunión de comienzos de semana. Aunque puede seguir siendo necesaria en muchos negocios, y permite una interacción cara a cara que ninguna herramienta informática puede reemplazar; el seguimiento a las tareas y a las labores de un equipo de trabajo sí puede hacerse mucho más eficiente gracias a la tecnología.

Cuando se cuenta con equipos grandes, dispersos geográficamente o con tendencia a trabajar desordenadamente, contar con una manera de que todos los miembros sepan qué tienen que hacer, cuándo deben terminarlo, y de que participen en la discusión sobre cómo hacerlo, permite que la productividad se dispare.

Por eso, les presentamos esas tres herramientas que, bien aprovechadas, pueden ayudar a que su equipo de trabajo dé lo mejor de sí.

Basecamp: el gestor de proyectos más usado en el mundo

Antes de Basecamp, era una tarea muy difícil asegurarse de que todos los participantes en un proyecto tuvieran toda la información y supieran bien qué tenían que hacer y cuándo debían terminarlo. Este programa solucionó esta situación con una sencilla interfaz web, y pronto se convirtió en el software favorito de millones de microempresarios en todo el mundo.

Cada proyecto ocupa una página de navegador, la cual tiene cuatro secciones diferentes: una en la que se llevan a cabo las discusiones, otra en la que están las listas de tareas pendientes, una tercera que funciona como un repositorio de archivos y una cuarta que es como una ‘libreta de apuntes’ colectiva que permite que todos los participantes tengan acceso.

El administrador de proyectos permite organizar una agenda de contactos, en la que puede estar incluido el equipo de trabajo, los clientes externos, los supervisores y otros interesados. Cada uno tiene un calendario público, excelente para manejar los tiempos de ejecución.

Adriana Santamaría, cofundadora del estudio bogotano de diseño Ledfish, dice que lo utiliza “para organizar el equipo de trabajo y tener control sobre las fechas de entrega y los entregables”. Desde que comenzó a usarlo por sugerencia de unos clientes, se convirtió en su herramienta predilecta para tener el control del trabajo diario y poder administrar las tareas de forma eficiente.

Santamaría recomienda que, “antes de comenzar a utilizar la herramienta, lo importante es saber cómo te vas a organizar con el equipo. Tienes que haber coordinado con ellos la forma en la que la van a utilizar” para evitar cruces de información.

Basecamp tiene varios planes de facturación, que cobran según la cantidad de proyectos que se gestionen y la cantidad de espacio en la nube disponible para ellos. El más básico cobra 20 dólares mensuales, permite gestionar hasta 10 proyectos y tiene 3 GB de ‘disco’ para poder almacenar la información. El más costoso no tiene límite de proyectos, tiene 100 GB de almacenamiento y vale 150 dólares mensuales.

Si se siente intrigado, puede tener una demostración gratuita de 60 días.

Trello: listas y tarjetas contra el caos

Trello es otra gran herramienta para hacer seguimiento de proyectos. Es especialmente útil para tareas en las que varios ítems pasan por diferentes etapas antes de su culminación. Cada uno de ellos ocupa una tarjeta. Las tarjetas se agrupan en columnas, que pueden ser etapas del proyecto o tipos de tareas.

¿Qué tiene cada tarjeta? En ellas puede publicarse la descripción de la tarea, una serie de comentarios de las personas involucradas, una lista de cosas por hacer, una etiqueta, una fecha límite y una manera de asignar las tareas a los miembros del equipo. Además, es posible adjuntar imágenes, enlaces, fotos, videos o archivos.

La idea es que cada tarjeta atraviese por todas las etapas del proceso, de modo que todas las personas que participan en el proyecto puedan saber en qué estado está cada cada tarea y cómo va el flujo de trabajo.

Una pequeña confesión: ENTER.CO usa Trello para gestionar su flujo de trabajo. En nuestro caso, cada tarjeta es un tema que puede terminar como nota. Las diferentes propuestas pasan por varias etapas: propuesta. tema en desarrollo, tema en producción o tema publicado. Cada una de estas etapas es una columna.

La herramienta nos permite además discutir sobre los enfoques de las propuestas, etiquetarlas, asignárselas a un redactor y añadirles información.  Su principal virtud es que nos permite saber, en tiempo real, qué está haciendo cada uno de los miembros del equipo en todo momento y en qué estado está cada una de las asignaciones.

Por supuesto, este es uno solo entre muchos usos posibles. El equipo desarrollador del servicio asegura que “las maneras en las que Trello puede funcionar para usted son incontables”.

La versión básica del servicio es gratuita, y Fog Creek (la empresa desarrolladora) promete que lo será para siempre. Hay una versión llamada ‘Business Class’ que permite llevar a cabo tareas avanzadas de administración, como exportar los contenidos y una mejor integración con Google Apps. Vale 25 dólares mensuales o 200 dólares al año.

Evernote Business: el cuaderno de su compañía

Luis Samra, Gerente General de Evernote para América Latina, alguna vez nos dijo que lo que quiere la aplicación es “replicar su cerebro, de una manera en la que pueda guardar las cosas importantes en tu vida”. Así pues, Evernote Business puede convertirse en el ‘cerebro colectivo’ de su microempresa.

La versión para empresas combina las funcionalidades básicas de Evernote, que básicamente permiten tomar apuntes en diferentes formatos (texto, audio, video, imagen, mapas conceptuales, manuscritos o recortes de sitios web, entre otros) y organizarlos en libretas o categorías, de modo que siempre estén disponibles para cuando el usuario los necesite.

Lo que ofrece Evernote es una forma rápida y organizada de acceder al conocimiento colectivo creado a la empresa. Piense en la herramienta como una gran libreta colectiva de apuntes, donde hay borradores, discusiones, ‘insights’ y productos terminados en una variedad enorme de formatos; todo a la mano. Para obtener cualquier documento, solo es necesario buscarlo en el buscador.

La herramienta permite además administrar el acceso dentro de la compañía, tiene estándares de seguridad muy altos –la única vez en la que Evernote fue atacado reinició todas las contraseñas e implementó la verificación en dos pasos, a pesar de que las cuentas afectadas fueron muy pocas–, garantiza que los contenidos almacenados siguen siendo propiedad exclusiva del usuario y está disponible en web, Windows, Mac, iOS, Android, Windows Phone y BlackBerry, con lo que ningún equipo de su organización quedará por fuera.

¿Cuál es su experiencia con estas herramientas? ¿Utiliza otras? Cuéntenos en los comentarios.