La muerte de Windows XP será el 9 de abril. Las empresas tienen menos de un mes para actualizarse, si quieren. Aunque tanto Microsoft como otras empresas de seguridad informática han dicho que seguirán actualizando sus plataformas de seguridad, todavía sigue siendo muy riesgoso tener la infraestructura de la organización montada sobre XP. Según un estudio de IDC, “seguir utilizando Windows XP tras la terminación del soporte es un 215% más costoso y el costo anual por cada PC con Windows XP es de 870 dólares”.

El mantenimiento y las actualizaciones, así como el desempeño, son los factores más importantes para ese aumento de costo. Hoy, más de 40% de los computadores en las empresas corren el ‘milenario’ sistema operativo de Microsoft. Aunque parezca lógica la migración, hay muchos obstáculos que impiden la actualización de los sistemas.

En las empresas pequeñas no hay presupuesto para actualizar todos los computadores y comprar las licencias necesarias de Windows 7 o Windows 8.1. Aunque seguramente hay pocos equipos, las Pymes tradicionalmente no invierten mucho dinero en los sistemas de TI.

Las empresas grandes tienen un problema similar de presupuesto, pero por diferentes razones. Al tener muchas máquinas, los costos de actualizar son muy grandes y es complicado justificar el gasto ante el negocio. Si la empresa va marchando bien, ¿por qué gastar ese dinero? A veces es difícil explicar porque un sistema operativo viejo –que funciona bien– tiene serios riesgos de seguridad y desempeño.

Una de las formas que se puede mitigar el impacto de la muerte de Windows XP es usando la virtualización. Tener máquinas virtuales en los servidores puede ayudar a correr aplicaciones que no sean compatibles con los nuevos sistemas operativos o virtualizar un nuevo SO. Según Citrix, la migración tradicional puede ser de 18 a 24 meses. Sin embargo, la virtualización puede ser un aliado para acelerar el proceso. La siguiente infografía muestra como la migración puede ser más fluida.

Lo único claro es que las empresas no pueden darse el lujo de dejar sus máquinas con XP. Hay que migrar, tanto por seguridad como por desempeño. No se quede con los pantalones abajo cuando llegue la muerte de Windows XP.

Microsoft también se ha puesto la tarea para ayudar a la migración. La empresa de Redmond montó una página que explica bien qué quiere decir la muerte de Windows XP y creó algunas herramientas para que la transición sea más fácil.

Uno de los segmentos en los cuales BlackBerry todavía tiene una presencia importante es en las empresas. Desde las épocas de más auge, las organizaciones fueron instalando servidores para gestionar los dispositivos BlackBerry. A medida que fue evolucionando el mercado y entraron más participantes, el servicio corporativo empezó a evolucionar.

BOYD se convirtió una realidad y la empresa de telecomunicaciones canadiense tuvo que cambiar la herramienta para administrar móviles e integrar al resto de fabricantes. Durante el Gartner Symposium/ITExpo de 2013, BlackBerry presentó el nuevo administrador de móviles en la nube.

Gartner asegura que para el 2017, la mitad de toda la fuerza laboral estará usando sus propios dispositivos para trabajar. Aunque esa realidad debería motivar a las compañías a actualizar su infraestructura para hacer la adecuada gestión, también hay que tener en cuenta que en 2014, los ataques de malware a los dispositivos personales serán el doble de los que sufren los equipos corporativos.

El nuevo MDM de BlackBerry está montado en la nube y se está comercializando como un servicio. De esta forma, las empresas podrán convertir un costo de capital en un gasto periódico. Sin embargo, este mercado está creciendo rápidamente y cuenta con grandes competidores como AirWatch y Citrix que tienen productos robustos con buena acogida por los departamentos de TI.

La canadiense busca diferenciarse con una solución en la nube que ofrece los mismos beneficios de una herramienta dentro de las instalaciones de una empresa. “BlackBerry está evolucionando. La industria está adoptando entornos de BYOD y mixtos, y nosotros respondimos con nuestra solución multiplataforma“, dijo Stephen Bates, jefe de la unidad de negocios de BlackBerry.

La apuesta de BlackBerry es arriesgada. Aunque la empresa siempre ha promocionado su seguridad, tener una herramienta BYOD en la nube puede ser peligroso porque crea una avenida más de ataque para los hackers. Una de las ventajas de tener el MDM dentro de la empresa es que está protegido por las medidas de seguridad perimetrales de la organización. Además, si se maneja información sensible, una compañía podría optar por una solución in situ.

Pero por otro lado, tener la herramienta en la nube abre muchas posibilidades de negocio. Le permite a las empresas enfocarse en su negocio y tercerizar un servicio fuera de su especialidad. Además, como ya mencionamos anteriormente, permite convertir un costo de capital en un gasto mensual, lo que libera recursos para hacer inversiones que podrían generar más retorno.

La herramienta de BlackBerry está en beta cerrado, pero los ejecutivos de la empresa esperan que este disponible a finales de este mes.

Para empezar esta nota, caben un sin número de frases de cajón. ‘Ya terminó la revolución móvil’, ‘la movilidad será clave’ y hasta ‘BYOD es una realidad’. Todas estas, además de estar trilladas, son verdad. Las organizaciones necesitan un plan de ataque para administrar y gestionar los nuevos dispositivos móviles que traen sus empleados. La guerra se dio y, para fortuna de muchos, la ganó el consumidor. Será la empresa la que tenga que cambiar para adoptar a la persona.

Los Mobile Device Management (MDM) se convirtieron en la serie de herramientas más populares para resolver el problema de la consumerización de dispositivos. BYOD, en esencia, implica varios sistemas operativos y un sinnúmero de equipos. Eso crea un reto de seguridad importante, si se tiene en cuenta que serán usados para trabajar.

Además, mezclar la información personal y la corporativa es una línea gris que es mejor dejar a un lado. Sin embargo, según Juan Pablo Villegas de Citrix ya “hay formas de encapsular la información de manera amigable y tener dos ambientes totalmente separados”. Los MDM han evolucionado lo suficiente para poder determinar el nivel de acceso de cada terminal. Se puede configurar los tipos de archivos y hasta el horario en el que se pueden utilizar.

Los encargados de TI de la empresa pueden distribuir las apps y restringir las que puedan ser riesgosas para la organización. Esta administración de los programas es clave para aprovechar los beneficios de BYOD. Los MDM permiten instalar remotamente aplicaciones, para tener despliegues más eficientes y controlados.

El siguente paso es gestionar adecuadamente lo que hace cada aplicación. Por ejemplo, los clientes de correo pueden ser una de las formas para que salga información confidencial. Existen herramientas para monitorear las cuentas de correo configuradas en un dispositivo móvil. Hay que tener en cuenta que solo hay que gestionar las cuentas empresariales. La magia de BYOD está en poder diferenciar adecuadamente los dos perfiles en un mismo dispositivo. La empresa puede vigilar lo que se haga con la información corporativa, pero tiene que tener en cuenta que no puede hacer de ‘Gran Hermano’ y controlar los correos personales.

Según Villegas, “se necesita hacer una negociación entre el usuario y la compañía”. Hay que tener una política clara para que el empleado entienda las razones de la gestión activa de su dispositivo y sepa que habrá una separación entre los perfiles. Es fundamental que se entienda que BYOD tiene que ser una relación beneficiosa para las dos partes. El usuario podrá usar su equipo escogido –y muchas veces pagado por la empresa– pero tendrá que permitir el acceso a su dispositivo.

Solo de esta manera se logrará rentabilidad las inversiones en móviles. Los usuarios necesitan ser actores activos y aprovechar de la mejor manera las nuevas herramientas. Las empresas tiene que gestionar adecuadamente los dispositivos y asegurar que las políticas sea justas. Así se crea una relación simbiótica entre la gerencia de TI y sus clientes internos. Eso dejará a la empresa mejor parada para enfrentar los siguientes retos que traiga la tecnología.

Tecnoguía: El ABC de Manejo de dispositivos móviles para Pymes from ENTER.CO on Vimeo.

A medida que los empleados van trayendo sus propios dispositivos a la empresa, el encargado de TI tiene la obligación de gestionar adecuadamente los equipos. Esto tiene muchas implicaciones. La primera, es que el correo electrónico debe funcionar en diferentes plataformas. También es necesario que se puedan usar los programas empresariales y los recursos de la empresa.

La nueva tendencia es que en lugar de tener dos dispositivos –uno personal y otro para el trabajo–, el empleado trae su propio equipo y TI se encarga que de lo pueda usar para trabajar.

Esto es, en una sola sigla, es BYOD. El empleado provee el dispositivo y la empresa lo habilita. Tanto empresas grandes como pequeñas tienen la obligación de implementar políticas para garantizar que se conserve la integridad de la información manteniendo niveles adecuados de funcionalidad. Una política adecuada de BYOD es necesaria para que los empleados usen los dispositivos móviles para conseguir los objetivos del negocio.

A continuación les presentamos una guía para implementar una gestión de dispositivos móviles en su empresa.

El primer paso es ser realista con la política. Es necesario soportar múltiples plataformas y permitir el uso de dispositivos personales. Por ejemplo, si tiene un servidor Exchange, seguramente el CEO de su empresa ya tiene un iPad configurado. Esto ya es BYOD, solo que todavía no está debidamente implementado. Por eso, antes de meter los fierros y el software, es necesario tener una política clara y concisa.

Hay que definir los tipos de dispositivos móviles que se van a soportar. Por las mismas dinámicas del mercado, es necesario que las aplicaciones y la infraestructura sea compatible mínimo con Android y iOS.

Además, hay que definir que tipo de aplicaciones podrá instalar el usuario. La firma de investigación Asymco asegura que cada usuario de iOS ha descargado unas 60 aplicaciones. Para agravar todavía más la situación, The Wall Street Journal encontró que de 101 aplicaciones para iOS analizadas, 56 transmitían la identificación del equipo,  47 mandaban la locación del equipo y cinco mandaban información personal a otro servidor.

Al soportar equipos por fuera del perímetro seguro de la empresa, el equipo de TI necesita crear una lista de aplicaciones prohibidas, por los riesgos que puedan generar. Dropbox u otros casilleros virtuales, juegos y algunas redes sociales pueden presentar algunos riesgos para la empresa. La seguridad tiene que ser una variable en cualquier decisión.

Sin embargo, tanto el negocio como TI tiene que juzgar cuáles de las aplicaciones pueden generar valor. Es posible que Facebook, por ejemplo, sea un medio importante para hablar con los clientes. O que Dropbox sea el servidores de archivos virtual de una Pyme. Cada empresa sabrá qué aplicaciones y servicios se necesitan.

La política tiene que contar con un aspecto de seguridad muy importante. Cada dispositivo que tenga acceso a información empresarial debe tener una contraseña robusta. Preferiblemente debería ser una alfanumérica, en lugar de una combinación de números. Además, hay que configurar los celulares y las tabletas para que se aseguren después de 10 o 15 minutos de inactividad y que se ‘formateen’ automáticamente después de 10 intentos de adivinar la contraseña. Obviamente, hay que tener una opción para limpiar remotamente el dispositivo en caso de robo o perdida.

Gestionar adecuadamente todo esto puede ser un reto muy grande para una empresa pequeña. Por eso, hay varias soluciones que le pueden ayudar a administrar los dispositivos que tienen acceso a su red empresarial. En el pasado, BlackBerry Enterprise Server estaba atrincherado en el mercado, pero ahora hay varias empresas como AirWatch, Citrix, Sophos y Symantec que ofrecen MDM (Mobile Device Management, por sus siglas en inglés) para las empresas.

Con un software como este, se pueden conseguir fácilmente muchos de los objetivos expuestos anteriormente. Además, podrá gestionar los portátiles de la compañía, que hoy, más que nunca, se puede considerar dispositivos móviles. Con un MDM robusto, podrá determinar que tipo de dispositivos soporta, el nivel de seguridad y la gestión de aplicaciones.

El nivel de gestión de un MDM es muy profundo. El administrador puede escoger qué tipo de dispositivos soportará y qué versión del sistema operativo. En este momento, por ejemplo, el beta de iOS 7 ya está en manos de muchos usuarios. Si el administrador tiene preocupaciones de seguridad, podrá bloquear a los dispositivos que tengan esa versión del SO.

Cada empresa podrá configurar su MDM de la manera que considere adecuada. Algunas querrán tener más libertad, otras pueden optar por opciones más seguras. Cada empresa, con un MDM de primera línea, podrá configurar su gestión de dispositivos móviles de la mejor manera. Sin embargo, uno de los aspectos que siempre hay que tener en cuenta es la alineación con el negocio. Claro, TI tiene la misión de velar por la seguridad de los datos. Pero no tiene ningún sentido tener un nivel de control tan alto que los empleados no puedan desarrollar normalmente su trabajo.

Una vez esté concretada la estrategia, estén las herramientas corriendo y ya esté ejecutado el programa, es hora de divulgarlo y revisar los costos.

Generar un cambio en las empresas es una de las cosas más complicadas. Así sea en una startup de pocos años, la cultura de una empresa está arraigada y motivar el cambio puede tardar un tiempo. Eso se debe tener en cuenta a la hora de los tiempos y de la implementación.

El último paso tiene que ser la revisión de costos. Es necesario monitorear y analizar el uso de los datos; sobretodo con el roaming. Además, es necesario tener un inventario de los equipos para asegurarse de que ninguno sea un zombie (un equipo que se queda en el armario pero que sigue con un plan activo).

Para cerrar, cabe resaltar que toda la implementación tiene que estar ligada al objetivo del negocio. Es posible que su empresa no necesite una gestión tan robusta, así como que es posible este dos años tarde en la implementación. Eso lo tendrá que determinar la organización.

Ya hemos hablado sobre los beneficios del teletrabajo y sobre la nueva legislación para que las empresas y los empleados tengan la seguridad necesaria para trabajar desde la casa. Sin embargo, todavía existe una resistencia por parte de los empleadores para implementar políticas de teletrabajo, aun con los beneficios. Hablamos con Julio Mora, Corporate Account Manager NOLA en Citrix para averiguar el estado del teletrabajo en Colombia.

Mora aseguró que el mayor obstáculo del teletrabajo en este momento son los ejecutivos. En Colombia todavía existe esa costumbre de querer ver a los empleados en el puesto ‘calentando silla’. En algunas empresas colombianas todavía no se ha cambiado el chip para medir los resultados de sus trabajadores. Para que el teletrabajo de los resultados esperados, se necesita tener un modelo de medir los resultados coherente. “Los empresarios todavía están en proceso de entender, pero todavía son el cuello de botella”, nos explicó mora en una teleconferencia.

Según un estudio de Citrix, las organizaciones, en el futuro, tendrán oficinas más pequeñas y tendrán más empleados trabajando remotamente. El estudio desarrollado en 19 países asegura que el 29% de los empleados está trabajando remotamente. Y seguro esto va a incrementar. Las oficinas se convertirán en lugares de “creatividad”. Las labores más operativas podrán ser ejecutadas desde la casa por medio de diferentes herramientas colaborativas.

Volviendo al tema local, Mora nos contó de varios casos en los cuales se ha implementado exitosamente el teletrabajo. Uno de los más sonados es el trabajo de Citrix con la Secretaría de Educación en Medellín. Por medio de escritorios virtuales, la Secretaría pudo centralizar su plataforma de aprendizaje. “Ahora proveemos contenidos educativos para nuestros alumnos en forma centralizada con todas las escuelas públicas de Medellín a través de nuestra plataforma virtualizada. Antes nos resultaba imposible poder pensar en algo similar”, declaró Juan José Sierra, Líder del Proyecto de IT del Municipio de Medellín.

El teletrabajo va más allá de tener a los trabajadores en la casa. Varias empresas han aprovechado las bondades del teletrabajo para hacer alianzas y mandar procesos a sitios más eficientes. Mora nos contaba que varias empresas de software mandan parte de su trabajo a Uruguay y a India y lo manejan por medio de herramientas de teletrabajo.

Un sondeo en línea realizado por la firma Citrix Systems, en el que participaron 350 personas alrededor del mundo, reveló que 77% de los encuestados siente que es más productivo fuera de la oficina que dentro de ella.

Si bien no se trata de una encuesta formal, los resultados del sondeo revelan las percepciones y comportamientos de los trabajadores y su posición frente al trabajo virtual –o teletrabajo–, y las oportunidades que brinda este esquema apoyado en Internet y otras tecnologías de comunicación.

El sondeo incluía preguntas sobre el lugar donde prefieren trabajar los empleados, los dispositivos que utilizan para trabajar y divertirse, sus percepciones sobre la computación en la nube, y cuánto usan Internet para realizar actividades que antes requerían contacto personal.

3 verdades clave del sondeo.

Kim Woodward, vicepresidenta de mercadeo corporativo de Citrix, señaló en su blog que el sondeo arrojó algunos descubrimientos y confirmó otras sospechas:

• Trabajar desde cualquier lugar es lo ‘nuevo normal’. Es decir, la gente puede trabajar desde su oficina, su casa, un medio de transporte o una casa de campo, de la misma forma como puede acceder al banco o hacer algunas compras, y esto permite que las personas “logren que sus trabajos sean más productivos que nunca”. Hoy, lo ‘anormal’ es estar atornillado 8 o más horas a un puesto de trabajo.
• La gente ama sus dispositivos. Tablets, teléfonos inteligentes y portátiles no son una moda, a los trabajadores les gusta usarlos, pero eso sí, no son ‘fieles’ a ellos, pues usan distintos dispositivos según el lugar, el momento o la necesidad.  “Muchos de nosotros estamos viviendo en un mundo multidispositivos, y estamos intercambiando dispositivos entre el hogar y el lugar de trabajo –lo que ofrezca más flexibilidad y productividad para hacer el trabajo–“, dice Woodward.
• La mayoría de las personas ve el valor en la nube, pero aún es temprano para declarar a algún proveedor como el gran ganador. La computación en la nube sigue en plena evolución y en el próximo año se verán debates entre las plataformas abiertas y propietarias, entre otros, por lo que este es un campo propicio para que continúe la innovación y se promueva la competencia.

Los resultados más reveladores.

• 79% de los encuestados trabaja por fuera de la oficina: 52% lo hace 1 o 2 días a la semana, y 27%, 3 o más días.
• 77% de ellos se siente “mucho más productivo trabajando por fuera de la oficina”, y 21%, igual de productivo en ambos ambientes. Solo 2% se siente menos productivo si no está anclado en su lugar formal de trabajo.
• 67% usa su dispositivo personal para asuntos de trabajo, y 64% usa entre 3 y 4 dispositivos distintos al día.
• 87% se defiende en asuntos tecnológicos, por lo que no suele acudir al personal de soporte técnico para manejar sus dispositivos o instalar nuevas aplicaciones.
• 69% prefiere usar el teléfono inteligente para los viajes de negocios.
• Actualmente, 37% usa aplicaciones en la nube a diario, pero en total, 80% ve el valor de la computación en la nube (y probablemente la adopte en menos de 3 años).

Citrix cree que los resultados de este sondeo evidencian el efecto que está teniendo la virtualización en las empresas de todo el mundo. Joana Jaime, gerente de ventas y canales para la Región Andina, afirma “la virtualización otorga mayor movilidad y flexibilidad a los empleados, quienes pueden acceder a sus escritorios corporativos personalizados desde cualquier lugar en el que se encuentren”.

La ejecutiva explica que la virtualización no solo genera un ahorro de costos de infraestructura y energía para las organizaciones, sino que también contribuye a un mejor balance trabajo-familia de los trabajadores.

Para iniciar la discusión…

Para iniciar el diálogo sobre este tema, les planteamos unas preguntas y les compartimos algunos contenidos relacionados:

• ¿Creen que estos resultados serían los esperados en los países latinoamericanos, o reflejan la cultura empresarial y la infraestructura del primer mundo?
• ¿Qué experiencia han tenido con sus jefes –o como jefes– con respecto al teletrabajo o el trabajo fuera de la oficina?
• ¿Realmente trabajar fuera de la oficina ha mejorado los resultados de su trabajo? (Tip: en ENTER.CO todo el equipo periodístico trabajó virtualmente entre diciembre 1 y febrero 25, y creemos que la productividad se incrementó).
• ¿Es cierto que mejora el balance trabajo-familia, o estar ‘pegados’ al correo, el teléfono inteligente y otras plataformas hace que pertenezcamos a una ‘nueva raza de esclavos’?