Google Calendar no es solo un calendario, sino una herramienta de productividad indispensable para miles de personas que organizan sus días, sus reuniones y sus actividades a través de esa plataforma. Sin importar cuál sea tu profesión o tu nivel de demanda por una agenda cuadriculada, Calendars tiene soluciones para todo lo que quieras organizar en tu calendario. Sin embargo, existen algunas funciones ‘poco conocidas’ que nos pueden solucionar muchos inconvenientes y ahorrarnos tiempo. Estos son los trucos con los que #hoyaprendí a usar mejor Google Calendar.

1. Crea nuevos calendarios

Una de las funciones más alabadas de Calendars es la posibilidad de ‘superponer’ o agregar otros calendarios al tuyo. En Calendars puedes tener ‘capas’ de calendarios para que no tengas que agregar todos tus eventos en un solo calendario general. Así puedes aislar ciertos tipos de eventos, como los de trabajo, personales, médicos o de proyectos específicos; y luego los organizas en un subcalendarios que están en la sección de Mis Calendarios.

Para crear un nuevo calendario haz clic en la flecha junto a Mis Calendarios y luego ve a Crear nuevo calendario, lo cual te dirige a otra pantalla. Ahí puedes nombrar tu calendario y configurar una zona horaria. Luego tendrás la opción de compartir ese nuevo calendario con otras personas, a las que puedes invitar con un correo electrónico. A quienes les compartas tu calendario puedes concederles distintos tipos de ‘permisos’ en las Configuraciones de Permiso, como solo ver el calendario, o editar o poder compartir con terceros. 

2. Cambia las pestañas en tu calendario

En Google Calendars no tienes que conformarte el formato estándar. Puedes cambiar la apariencia de forma que sea más agradable para ti. Ve a la página de Configuraciones en la pestaña de General y ahí puedes cambiar las pestañas que aparecen al principio del calendario. Puedes cambiar el día en que comienza tu semana, el formato de horas y fechas, si mostrar o no los fines de semana, entre otras opciones.

3. Agrega eventos más rápido

Hay muchas formas de crear eventos en Calendars, pero la manera más rápida y fácil quizá no la conocías. En la esquina superior izquierda (en la aplicación web) si haces clic en el pequeño triángulo junto al botón de Crear, aparecerá una ventana de ‘Quick Add’. Ahí puedes ingresar con lenguaje simple un evento que quieres crear, tal como lo tienes en la mente: ‘Cena con Diana mañana a las 8:15 p.m.’, o ‘Visitar a Carlos en su casa el próximo martes’.

4. Atajos en el teclado

Tal como lo presentías, Google Calendars tiene atajos de teclado para el computador. En este enlace los encuentras todos, pero estos son algunos de los mejores:

Saltar al rango de fecha anterior: k o p

Saltar al próximo rango de fecha: j o n

Saltar a Hoy: t

Crear evento: c

Borrar evento: Backspace o Delete

Buscar: /

5. Recibe un correo con tu agenda del día

Todos quisiéramos tener un asistente personal que nos informe bien temprano qué actividades y reuniones tenemos para ese día. Pero obviamente no es posible. Así que Google Calendar juega ese papel y puede enviarte un correo con tu agenda diaria a las cinco de la mañana.

Para activar esa función, ve al símbolo de la tuerca en la parte superior derecha > Configuraciones > Calendarios y luego haz clic en editar notificaciones junto al calendario específico del que quieres recibir la agenda. Desliza hacia abajo y selecciona la opción junto a Agenda Diaria, y listo al día siguiente recibes el correo.

6. Habilita y usa ‘Tareas’

Si necesitas una forma más efectiva de organizar tus actividades, Google te da la opción de ‘Tasks’, aunque no es tan fácil encontrarlas. Para habilitar ‘tareas’ y no ‘eventos’ selecciona la opción de ‘Tareas’ que está debajo de la caja de My Calendars. Esto activará el panel de Tasks en la parte derecha de tu calendario.

Puedes agregar tareas de dos formas. La primera es en al panel de tareas con el botón + en la parte inferior. Y la segunda en el calendario haz clic en la parte superior en la caja de ‘todo el día’ directamente debajo de la fecha y luego haz clic en la pestaña de Tasks en la parte superior.

7. Accede a tu calendario ‘offline’ (sólo para Chrome)

Calendars te permite usar varias funciones cuando no tienes conexión. Esto funciona porque Google guarda los datos localmente en tu navegador y los sincroniza cuando te vuelves a conectar. Esta función es muy útil si usas Calendars desde varios dispositivos móviles en zonas donde no tienes conexión. Por ahora solo sirve en Chrome.

Para activar el acceso offline, ve al ícono de la tuerca y selecciona Sin Conexión. Una pantalla te pedirá confirmación y te advertirá que no debes hacer esto en un computador compartido o público.

Imágenes: capturas de pantalla y civinod (vía Flickr). 

Microsoft anunció que compró Genee, un servicio de calendarios y planificación que funciona con inteligencia artificial. La compañía tiene pensado integrar la tecnología de inteligencia artificial a Office 365 y suspender por completo el servicio de Genee el primero de septiembre de 2016, según informó VentureBeat.

Genee nació en 2014 con el fin de simplificar la programación y reprogramación de reuniones o citas. Para agendar una reunión dentro del servicio solo se tienen que seguir tres pasos: enviar un email a las personas relacionadas o que se quieren invitar, con copia a ‘genee@genee.me’ y describir la reunión, es decir características como el tipo de reunión y el tiempo que durará. El servicio se encarga del resto, usando procesamiento de lenguaje natural y algoritmos optimizados de toma de decisiones. Además, aunque depende de un correo, Genee también funciona a través de una aplicación iOS, SMS, Facebook Messenger, DM de Twitter y chats de Skype.

Microsoft describe a Genee como especialmente útil para grupos grandes y para cuando no se tiene acceso al calendario de otras personas. Aquí un ejemplo que brinda la compañía en su anuncio para que entendamos cómo funciona Genee:

“Por ejemplo, quieres reunirte con un posible cliente, llamado Diana, para tomar un café. Solo envía un email a Diana con copia a Genne, como harías con un asistente personal. Genee entiende que tu querrás ‘Encontrar una fecha para reunirte con Diana para un café la próxima semana’, así que hará el proceso enviándole directamente a Diana opciones apropiadas que concuerdan con tu propio calendario y preferencias. Genne incluso enviará la invitación de parte- así que te ahorra tiempo ¡Una reunión para café planificada en un segundo!”.

Los cofundadores de Geene, Ben Cheung y Charles Lee, dicen que se unen a Microsoft para construir experiencias de inteligencia de próxima generación. Ambos consideran que Microsoft es el líder de productividad, A.I y asistentes virtuales, personales y de empresas.

La decisión de suspender Genee luego de la compra es apenas normal, porque según el medio, muchas adquisiciones como esta resultan en que el servicio original ya no está disponible. Lo que es sorprendente es que Microsoft esté avisando a los usuarios con tan poco a tiempo de anticipación. En tan solo 10 días Genee ya no funcionará para sus usuarios originales.

Imagen: Pixabay. 

La más reciente actualización de Google Calendars te ayuda a encontrar tiempo para las actividades que siempre quieres hacer pero que dejas a un lado por falta de tiempo o por pereza. 

Por ejemplo, si tienes en mente dedicarte a aprender a tocar un instrumento o meditar, lo único que debes hacer es marcarlo como ‘Goal’, decirle a Google qué tan seguido quieres practicarlo y qué momentos del día prefieres. La aplicación buscará en tu calendario y ubicará la tarea en los horarios que tienes libres y que cumplen con tus requisitos. También te avisará que es hora de pararte del televisor y comenzar a cumplir tus metas.

La nueva función ya está disponible en la aplicación de Calendars para Android y iOS, según informó TechCrunch.

Los ‘goals’ o metas se configuran haciendo clic en una categoría, entre las que está ‘cultivar una habilidad’, ‘tiempo para mí’, o ‘ejercicio’, pero que también puedes personalizar. Luego especificas cuál es la actividad que deseas aplicar más, y Calendar encontrará espacios disponibles en tu calendario y los llena con tu meta. También te enviará recordatorios. 

Además, si surge otro compromiso en un espacio que estaba asignado a tu meta, Calendar lo reemplaza y encuentra otra ventana disponible. Esta herramienta es perfecta para los procrastinadores, o personas que aplazan sus deberes. Ya que la aplicación te brinda varias opciones durante el día para llevar a cabo la actividad, es probable que los procrastinadores aplacen, sin embargo llega un momento en que no tengan excusas para moverla.

Aunque ya hay muchas aplicaciones que hacen lo mismo, la ventaja que ofrece es que está incluida en una herramienta que la mayoría de personas usan a diario.

Google Calendars cumple 10 años en el 2016 y ‘Goals’  hace parte de otras funciones nuevas que se están ofreciendo, como ‘Reminders’.

Por ahora ‘Goals’ solo está disponible para la aplicación móvil, pero es probable que luego se incluya en el sitio web.

Imagen: captura de pantalla (vía YouTube).