La DIAN, sin embargo, parece optimista y espera que las compañías pendientes por ingresar en esta tecnología lo hagan antes de que finalice el año. Esto también promete que este año, la Dian recibirá más de 20 millones de comprobantes de nómina electrónica por parte de las empresas, a través de los proveedores tecnológicos.

La transformación digital permite acercar a los empresarios a herramientas y soluciones que potencien su trabajo y les permita ahorrar tiempo en sus gestiones administrativas. La implementación de soluciones tecnológicas como la nómina electrónica es un gran paso para que las empresas ingresen al mundo de la trasformación digital. Este proceso permite un amplio panorama sobre el estado actual de la empresa dado que, al tener mayor organización y almacenamiento de la información contable, hay más claridad sobre su condición. Esto, a su vez, permite una toma de decisiones más acertada.

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Con un software contable y administrativo, los empresarios no tienen que preocuparse por estar dejando de lado gastos de nómina como cesantías, primas, salud y pensión. El sistema automáticamente genera estas provisiones y los informes financieros. Lo que permite un acceso rápido al estado real de la contabilidad. Además de evitar invertir tiempo y dinero investigando y desarrollando una interfaz que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN, tener un proveedor tecnológico autorizado por esta entidad, que cuente con un software de nómina electrónica facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía.

Por ejemplo, está Siigo que es un proveedor en Colombia.  Una de las cosas que la compañía destaca de su solución es el dar la posibilidad de definir las liquidaciones, generar los reportes para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, disminuir las re-digitaciones, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador, además de estar actualizado cuando surja una nueva ley.

“la tecnología ha sido fundamental para que los empresarios tomen decisiones con rapidez y reestructuren su negocio de cara a la coyuntura, pero también se ha demostrado la gran relevancia e incidencia que tiene en la productividad, rentabilidad y competitividad de las empresas en los mercados actuales y futuros”, afirmó David Ortiz, CEO de Siigo Latam.

Imágenes: Foto de Tima Miroshnichenko en Pexels

Pronto, las fechas establecidas por la Dian en su calendario tocarán a la puerta de las empresas y muchas de ellas aún están entendiendo los cambios que deben hacer. Teniendo esto en cuenta, ENTER.CO busca aclarar algunas dudas:

¿Qué es la Nómina Electrónica y a quiénes aplica?

De acuerdo con lo establecido en el Proyecto de Resolución de la Dian, el soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

Lisandro Junco Riveira, Director de Ingresos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), explicó en detalle el objetivo de implementar la Nómina Electrónica y afirmó que “el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria. Durante 2021, la Dian expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”.

¿Cómo funcionaría la Nómina Electrónica?

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, explicó que al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales, según el mencionado Proyecto de resolución, van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día.

¿Cuándo entraría en vigor la Nómina Electrónica?

Con la publicación de esta Resolución, la DIAN estableció un calendario de fechas tentativas, que, durante el trámite del Proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas hagan uso de la Nómina Electrónica. Se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de marzo de este año, iniciando la transmisión del documento las empresas con más de 251 empleados con fecha límite del 4 de abril, y continuando la operación las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 31 de julio.

• Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

• Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

• Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

• Entidades del estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.

Imagen: Cloudhoreca (Vía Pixabay).