El software puede ser uno de los activos de una empresa más difícil de controlar y gestionar. Sin embargo, los programas y aplicaciones empresariales son el motor de la economía. Según un estudio de IDC, durante el 2012 las inversiones de software ascendieron a 698 millones de dólares, más que el doble gastado en 2005. Aunque es un periodo largo de tiempo para hacer una comparación, hay que tener en cuenta que las empresas cambian de software a un ritmo más lento que el consumidor final.

Frente al tema, Exypnos publicó una investigación que demuestra el estado del software en Colombia. Para que una empresa tenga un cumplimiento adecuado, el software tiene que ser legal y tener un uso óptimo. La consultora encontró que el 72% de las organizaciones en Colombia cumplen con estas dos condiciones.

Entre los hallazgos de la investigación, se pudo demostrar que el 70% cumple con los requerimientos de licencias. Esto quiere decir que hay un 30% de software pirata en las oficinas colombianas. También encontró que el 75% de las compañías están usando óptimamente sus licencias. ¿Cómo pasa esto? Se están presentando casos en los cuales las empresas tienen más licencias de las que usan. Esto quiere decir que las organización colombianas tienen unos 174 millones de dólares en ‘inventario’ de software.

El sobrelicenciamiento se presenta cuando hay compras innecesarias de software, cuando no están siendo aprovechadas adecuadamente y cuando no son retiradas. Uno de los factores que complica la gestión del software es el constante flujo de personal. Si se van 10 personas de la compañía pero entran siete, pues quedarán tres licencias sin uso. Los procesos de gestión adecuada (Software Asset Management) tratan de mitigar impactos de ese tipo.

Por lo tanto, los departamentos de TI tienen que implementar procesos y gestiones para garantizar el cumplimiento del software. Es imperativo destacar que es mucho más grave el software sin licencia que el sobrelicenciamiento. Tener programas y aplicaciones piratas es un crimen que conlleva altas multas. Por el otro lado, el sobrelicenciamiento simplemente es un recurso desprovechado dentro de la empresa, pero que no tiene las implicaciones legales, morales y económicas del software pirata.